دبیرخانه

 

دبیرخانه

 

مسئول واحد دبیرخانه:

خانم ژیلا پیرحیاتی

پیر حیاتی

 

 

 

 

عزیزی

 

کارکنان واحد دبیرخانه:

خانم مرضیه عزیزی

آقای محمدرسول امیدی

خانم زینب کرمی

 

 

 

فعالیت های واحد دبیرخانه:

 

l      انجام امور تایپ، تکثیر، ثبت نامه ها و نامه رسانی

l      به پاراف رساندن نامه های تایپ شده قبل از امضاء مسئولین و مدیران

l      بایگانی نامه های موضوعی و پرسنلی و دانشجویی که دستور ( بایگانی شود) دارد.

l      اندیکس نامه های وارده و صادره

l      توزیع نامه های ارجاع شده به معاونین و مسئولین

l       راهنمایی و پاسخگویی مراجعه کنندگان در خصوص آخرین وضعیت نامه های واصله

l      جوابگویی ارتباطات تلفنی، انجام امور فاکس

l      ابلاغ دستورات مکتوب ریاست به معاونین و مسئولین

l      طبقه بندی و تعیین موضوعاتی که نامه باید تحت آن عناوین بایگانی شود

l      تشکیل پرونده و ثبت و تعیین شماره پرونده روی نامه ها با پیش نویس نامه ها

l      انجام بایگانی روزانه نامه ها و پرونده ها

l      تحویل پرونده و سابقه اشخاص فقط به افراد ذیصلاح در قبال اخذ رسید

l      طبقه بندی و نگهداری احکام حقوقی و احکام اصلاحی شاغلین

l      راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان

l      همکاری در انجام سایر کارها ی اداری با همکاران

l      رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد

l      انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه